La idea de junta o reuniòn de trabajo puede provocar sensaciones motivadoras o de apatìa. Encontrarse con otras personas de manera presencial o virtual puede generar ilusiòn por ser el inicio de una relaciòn laboral, la creaciòn de nuevos proyectos o el seguimiento a planes que ya estàn en marcha.
Sin embargo, las juntas pueden provocar desmotivaciòn si previamente tienes la impresiòn de que seràn una pèrdida de tiempo. Este es un sentimiento frecuente a pesar de que sepas que el encuentro es necesario.
No hay soluciones màgicas para que una junta de trabajo sea un tiempo de provecho pero conocer e implementar algunas estrategias te pueden acercar a la efectividad.
Finalidad: es imprescindible saber què queremos lograr con la junta. Esta modalidad de trabajo es un recurso que puede volverse frecuente por lo que debes tener en claro si es realmente necesario el encuentro con otras personas o hay alternativas para tratar los temas a travès de correos o llamadas telefònicas. Si ya decidiste que la junta debe realizarse es importante definir los temas a tratar y comunicar a quienes asistiràn de què se va a hablar. Que no haya dudas. Cuanto màs especìfico, mejor, porque habrà menos tiempo para desatenciones.
Duraciòn: un elemento no siempre valorado al momento de planear una junta. Es relevante para que las personas participantes estèn centradas en lo que se hablarà y no haya dispersiones. Un error frecuente es definir la hora de inicio y desconocer la de finalizaciòn, por eso hay juntas que se hacen eternas. El final de la junta debe estar previsto para respetar el tiempo de cada asistente y promover puntualidad al inicio.
Acuerdos: es el objetivo de convocar a una junta. Puede parecer obvio pero, en ocasiones, es complicado de implementar porque no se definen plazos de ejecuciòn ni supervisiòn de las acciones a realizar. Con nombrar responsables no alcanza. Parte del compromiso debe estar en fijar fechas lìmites con un calendario en mano y establecer no sòlo què es necesario hacer, tambièn considerar cuàles son los obstàculos que se pueden presentar. Las conclusiones de la junta deben ser claras y conocidas por todas las asistentes.
Juntas de trabajo efectivas te ayudaràn a tener un mayor control de tu tiempo y mantenerte enfocada en alcanzar tus objetivos. A medida que el trabajo aumenta o diversificas tus actividades las necesidades de reunirse pueden aumentar. Por eso: invierte tiempo en planificar.
Aprender motiva.
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